Digital Content Solution Center

KB4 là hệ thống quản lý tri thức, nội dung, tài liệu rất dễ dàng theo qui trình DOT: số hoá (Digitalize), tổ chức (Organize) và chuyển giao (Transfer). Với KB4, một cá nhân hay một tổ chức đều có khả năng thu thập và số hoá thông tin → tổ chức thông tin một cách hệ thống theo chuẩn quốc tế phổ biến → sẵn sàng phân phối chia sẻ cho các thành viên được phép theo một chính sách an toàn bảo mật của tổ chức.

Các bạn có thể dùng thử KB4 Demo (user: admin password: kb4admin và user: demo password: kb4demo). Xin lưu ý: để dùng được tính năng ReadOnline các tài liệu của KB4 trên IE, xin vui lòng click vào đây để cài đặt Adobe SVG Viewer

Một số tính năng trong KB4 Demo không thực sự được thực hiện ví dụ như gửi FAX.

I. SỐ HOÁ NỘI DUNG.

Để tìm kiếm nhanh chóng, dễ dàng cũng như đọc được các thông tin ở mọi dạng thức phổ biến, thuộc tính các tài liệu trong KB4 được tổ chức theo chuẩn Z39.85 (Dublin Core) ở dạng tương thích với MARC21 (tiêu chuẩn về thuộc tính tài liệu của Thư Viện Quốc Hội Mỹ). Các dạng tài liệu trong KB4 có thể là:

· Sách, báo, bản vẽ .....từ giấy tờ được KB4 quét tự động với máy quét tự nạp giấy tốc độ cao.

· Dạng âm thanh, video, hình ảnh ....

· Tiếp nhận fax tự động từ KB4

· Dạng file MS Office, Adobe pdf...

· Email và các file kèm theo

· Mọi dạng xml, html, ODF.

II. TỔ CHỨC TÀI LIỆU.

Để tìm kiếm nhanh chóng, dễ dàng cũng như đọc được các thông tin ở mọi dạng thức phổ biến, các tài liệu trong KB4 được tổ chức theo chuẩn phổ biến như xml (openoffice.org) và Z39.85 (Dublin Core) ở dạng tương thích với MARC21 (tiêu chuẩn về thuộc tính tài liệu của Thư Viện Quốc Hội Mỹ).

· Trình bày trực quan thông tin dạng cây thư mục.

· Thêm, Sửa và Xoá Thư mục và Tài liệu.

· Có thể hiển thị danh sách tài liệu theo nhiều dạng khác nhau: dạng danh sách, chi tiết, hình ảnh hay dạng Fax.

Hình 2.1. Danh sách tài liệu.

· Tự động tạo chỉ mục (indexes) cho tài liệu khi được thêm vào hệ thống.

· Có thể gộp/tách những tài liệu hiện có trong hệ thống.

Hình 2.2. Gộp tài liệu.

Hình 2.3. Tách tài liệu.

· Lưu lại những tài liệu xem gần nhất (recent document) trong thư mục My Documents hoặc những tài liệu yêu thích (favorites) để người dùng có thể đọc lại lần sau.

· Quản lý phiên bản (version): Khi có sự thay đổi nội dung hay thuộc tính của tài liệu, KB4 sẽ lưu ra thành một bản mới. Bất cứ lúc nào bạn cần lấy lại những phiên bản cũ, bạn chỉ cần vào phần History để lấy lại hoặc kích hoạt nó làm phiên bản tài liệu hiện tại. Mỗi thời điểm chỉ có một user được phép thay đổi tài liệu.

· Phục hồi và thanh lý tài liệu: KB4 tổ chức Recycle Bin, ở đó thấy được tất cả những tài liệu đã xoá (nếu chưa xóa nó trong Recycle Bin) với đầy đủ các chi tiết về nơi lưu trữ, thời gian xoá,….Có thể phục hồi (Restore) lại những tài liệu cần thiết hay xoá luôn khỏi hệ thống, hoặc xoá hết bằng chức năng Empty Recycle Bin.

III. PHÂN PHỐI VÀ XEM NỘI DUNG.

· Chuyển tài liệu từ thư mục này sang thư mục khác trong hệ thống kèm e-mail thông báo.

· Chia sẻ tài liệu tạm thời cho những người không cùng Nhóm.

· In danh sách tài liệu đi và đến.

· Thống kê số lượng và số trang Fax nhận/gởi theo từng thời điểm.

· In danh sách tài liệu trong từng thư mục.

· In thao tác người sử dụng theo từng người sử dụng/thời gian.

· In danh sách người dùng.

Hình 3.1: Chuyển tài liệu.

Hình 3.2: Chia sẻ tài liệu cho người khác Nhóm.

IV. XEM VÀ NGHE NỘI DUNG.

· Xem trực tiếp trên KB4 mà không phải download về máy (hỗ trợ những định dạng của Lạc Việt eBooks, Adobe PDF, TIFF Image).

· Xem/nghe trực tiếp các định dạng tập tin media và audio.

· Đọc (giọng tiếng Việt, tiếng Anh) nội dung Việt, Anh tương ứng trong file định dạng LV-Vebook.

V. QUẢN LÝ CÁC TÀI LIỆU THÔNG DỤNG.

5.1. Fax:

5.1.1. Gởi Fax.

· Người dùng gởi fax và xem lại fax đã gởi ở bất kỳ máy tính nào có kết nối với KB4 mà không phải quan tâm đến máy fax đặt ở đâu. Fax gởi đi có thể gởi file đính kèm (định dạng MS Office, Adobe PDF, Images, text,…) hoặc có thể nhập trực tiếp nội dung cần gởi. Người gởi cũng có thể xem lại những Fax mà mình đã gởi ở bất kỳ máy tính nào có kết nối với KB4.

5.1.2. Phân phối Fax tự động

· Tất cả các fax nhận về sẽ được xử lý theo qui trình do người quản trị hệ thống thiết lập gọi là Fax Rule. Mỗi Fax Rule được áp dụng cho từng số fax/nhóm số fax nơi nhận. Fax Rule cho phép thiết lập việc chuyển fax nhận được tới nơi qui định và gởi email thông báo đến những người có liên quan nếu thỏa mãn những điều kiện ràng buộc như: những fax gởi đến từ một số fax cụ thể hay những fax mà trong chủ đề (subject) có chứa một cụm từ cụ thể nào đó.

5.1.3 Phân phối Fax bằng tay.

Khi bảng Fax không mang thông tin chủ đề hoặc không hiển thị số Fax nơi gởi (không thoả mãn điều kiện của Fax Rule), do đó cần phải phân phối Fax bằng tay: Vào thư mục Inbox xem qua bảng Fax cần phân phối rồi chọn chức năng chuyển tài liệu để chuyển bảng Fax đó tới những nơi liên quan. Sau khi thực hiện xong quá trình chuyển Fax, bảng Fax này sẽ được chuyển vào thư mục Delivery.

5.1.4. Các tính năng khác của quản lý Fax.

Ngoài ra, hệ thống còn cho phép thêm vào nội dung fax nhận về một số thông tin quản lý fax như: số thứ tự fax trong ngày, số serial,… tùy vào nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

· Thông tin người gởi và người nhận có thể nhập trực tiếp hoặc lấy từ Danh mục nhân viên và Danh mục khách hàng của doanh nghiệp.

· Nhận biết số trang khi nhận Fax, đồng thời thông báo bằng email cho người gởi Fax với nội dung: Đã nhận fax với tiêu đề, số trang,….

· Có thể tự động kiểm tra fax nhận được từ khách hàng có phải là fax trả lời cho một bản fax đã được gởi đi từ doanh nghiệp hay không, từ đó có thể thống kê những bản fax nào đã được trả lời, những fax chưa nhận được trả lời từ khách hàng.

5.2. Công văn:

Công văn là những tài liệu mang thuộc tính đi, đến, ngày nhận, ngày gởi, nơi nhận, nơi gởi, người ký duyệt. KB4 cho ghi nhận và làm thống kê cho tất cả các thuộc tính này.

Công văn có thể phải qua một qui trình trình duyệt, sửa đổi và phân phối. Mỗi doanh nghiệp có thể có qui trình quản lý công văn khác nhau. KB4 cung cấp công cụ để tạo và chỉnh sửa qui trình này, gọi là KB4 WorkflowWizard.

5.3. Ảnh đĩa CD, DVD:

· Đưa toàn bộ nội dung của một bộ dĩa CD, DVD vào một ngăn hồ sơ (folder).

VI. TÌM KIẾM.

KB4 cho phép người dùng tìm những tài liệu đã lưu trữ trên hệ thống theo nhiều cách khác nhau: tìm theo tiêu đề, tìm theo thông tin tài liệu (ngày tạo, người tạo, loại tài liệu,…), tìm kiếm toàn văn (full text search) và đặc biệt là có thể tìm trong dữ liệu đã backup.

6.1. Tìm theo tiêu đề.

Đây là cách tìm kiếm đơn giản và nhanh nhất, bạn chỉ cần nhập thông tin cần tìm vào ô tìm kiếm rồi thực hiện quá trình tìm tài liệu. Ở trường hợp này tất cả những tài liệu mà tiêu đề (title) có chứa nội dung cần tìm sẽ được liệt kê ra cho bạn.

6.2. Tìm theo thông tin tài liệu.

Nếu tìm theo tiêu đề cho bạn quá nhiều kết quả làm bạn phải tốn thời gian tìm lại thì bạn có thể dùng cách tìm theo thông tin tài liệu. Với cách này tuỳ vào loại tài liệu bạn cần tìm mà chương trình cho phép bạn đưa vào những điều kiện tìm kiếm khác nhau. Nói chung, ở cách tìm kiếm này nếu bạn đưa vào càng nhiều dữ kiện cần tìm thì số lượng tài liệu tìm được sẽ càng chính xác.

6.3. Tìm kiếm toàn văn (Full-text search)

Đây có thể nói là một tính năng rất hữu ích, giúp nâng cao hiệu quả của việc quản lý tài liệu. Bạn có thể tìm một tài liệu bất kỳ mà bạn chỉ nhớ mang máng trong nội dung của nó có một vài chữ nào đó. KB4 hỗ trợ tìm kiếm toàn văn các định dạng tài liệu dạng Text, MS Office, Adobe PDF, Lạc Việt LPF và đặc biệt là TIFF image. Bạn chỉ cần đưa vào những từ bạn cần tìm hệ thống sẽ cho ra kết quả với những tài liệu có nội dung chứa các từ đó.

6.4 Tìm trong dữ liệu đã backup.

Một khi đã dùng nhứng tính năng tìm kiếm kể trên nhưng vẫn chưa tìm được tài liệu cần tìm, bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm trong dữ liệu đã backup để tìm tài liệu. Đây là một tính năng khá đặc biệt, để sử dụng được tính năng này bạn phải liên hệ với người quản trị hệ thống và yêu cầu cung cấp dữ liệu đã backup trước đó để tìm kiếm. Điểm đặc biệt của tính năng này là dù đưa dữ liệu cũ vào nhưng vẫn không ảnh hưởng tới dữ liệu hiện tại.

Ghi chú: Với tiếng Việt, bạn có thể nhập điều kiện tìm có dấu hoặc không dấu kết quả cũng sẽ giống nhau.

VII. BẢO MẬT DỮ LIỆU VÀ QUẢN LÝ NGƯỜI DÙNG.

7.1 Bảo mật dữ liệu.

· Check-in và Checkout tài liệu: để bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu, hệ thống chỉ cho phép trong một thời điểm chỉ có một người được phép thay đổi tài liệu.

· Maker-Checker: khi người sử dụng thao tác làm thay đổi tài liệu trong hệ thống (Maker) thì phải được sự đồng ý của người chịu trách nhiệm kiểm duyệt tài liệu (Checker). Nếu checker đồng ý thì thao tác đó mới được thực hiện, ngược lại hệ thống sẽ thông báo lại cho Maker biết là thao tác không được thực hiện.

7.2. Phân loại người dùng.

KB4 phân loại người dùng theo 3 cấp độ quyền hạn khác nhau: chỉ đọc, có thể thay đổi và toàn quyền

7.3. Quản lý người dùng.

· Người dùng được phân theo từng nhóm, mỗi nhóm tương ứng với từng phòng ban của doanh nghiệp. Người sử dụng chỉ có thể tạo mới/xem/xóa/sửa những tài liệu trên những thư mục mà nhóm của mình được cấp quyền.

Ngoài ra KB4 quản lý người dùng theo 2 cách:

· Xác thực với Windows.

· Tạo và quản lý người dùng theo KB4: để có thể đăng nhập vào hệ thống, trước tiên người dùng phải tạo tài khoản cho mình. Quyền mặc định khi mới tạo tài khoản là chỉ đọc, sau đó tuỳ theo yêu cầu mà người quản trị mới cấp thêm quyền cao hơn.

7.4 Theo dõi thao tác người dùng.

Để tiện cho việc quản lý người dùng của doanh nghiệp, KB4 cung cấp chức năng theo dõi quá trình thao tác trên hệ thống của người sử dụng. Bất kỳ thao tác nào của người sử dụng đều được hệ thống ghi lại, những thông tin này chỉ có người được cấp quyền mới có thể xem được.

Thời gian lưu lại các thao tác trong hệ thống tùy thuộc vào thiết lập của người quản trị hệ thống.

7.5. Cá nhân hoá.

Mỗi người dùng có một sở thích riêng về giao diện hiển thị, màu sắc, cách trình bày, số lượng tài liệu, số lượng thư mục hiển thị trong cây thư mục,… KB4 cho phép người sử dụng có thể tuỳ biến một số thông tin này cho riêng mình nhằm tạo sự thoải mái trong công việc.

Các tính năng chỉ có trong bản KB4 Enterprise:

VIII. QUẢN LÝ LƯU CHUYỂN TÀI LIỆU (Workflow).

Việc xử lý các tài liệu trong doanh nghiệp theo các bước có trình tự theo một qui trình nào đó (gọi là dòng việc: workflow) là rất cần thiết trong các tổ chức, ví dụ xử lý công văn đến, xử lý các Fax đi và đến,…KB4 sẽ cho phép người dùng định ra các dòng việc này để xử lý nhằm giúp cho quá trình “tự động hoá” của hệ thống quản lý tài liệu ngày càng hoàn chỉnh hơn. Tuy nhiên áp dụng dòng việc chỉ hiệu quả khi việc quản lý tài liệu đã nề nếp căn cứ trên những tính năng đã nêu ở trên.

8.1. Công cụ tạo qui trình lưu chuyển tài liệu.

· KB4 WorkflowWizard là trợ cụ trực quan để tạo và chỉnh sửa quy trình dựa trên nền của Microsoft Windows Workflow Foundation.

· KB4WorkflowWizard giúp người quản trị tạo các qui trình cho các loại tài liệu, quá trình trình duyệt,…

· Ví dụ mỗi khi fax đến, tuỳ vào số điện thoại (hoặc thông tin nào đó của người gởi), thông tin nhận fax sẽ được chuyển đến đúng người nhận.

IX. Tự học với VeCourse (E-Learning).

Với những sách và tài liệu hiện có trong hệ thống, doanh nghiệp có thể tạo ra những khoá học (course) để huấn luyện cho nhân viên mới cũng như bổ sung kiến thức cho nhân viên cũ. KB4 cung cấp công cụ để doanh nghiệp có thể sử dụng tạo ra những bài giảng để huấn luyện, bài test để đánh giá kết quả của quá trình huấn luyện (lấy từ tài liệu mà KB4 quản lý) hỗ trợ quá trình tự học của nhân viên và theo dõi, kiểm tra việc học của lãnh đạo, mà không cần phải thuê chuyên gia đến trực tiếp giảng dạy. Đây sẽ là giải pháp vô cùng hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng đào tạo; tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí đào tạo nhân viên.

9.1. Tạo bài học.

· Chọn các tài liệu trong KB4 để tạo thành cấu trúc bài học – cũng là dạng cây thư mục.

9.2. Tự học.

· Người học được phép đăng ký học.

· Xem toàn văn bài học và làm các bài tập. KB4 ghi nhận quá trình này.

· KB4 tổng hợp và báo cáo tiến độ, kết quả học tập.

X. Kết hợp với MS Share Point Portal.

9.1. KB4 xây dựng trên cấu trúc của MS SPS 2007.

· Các tính năng của KB4 là các Web Parts của SPS 2007.

9.2. Tận dụng tất cả các tính năng Portal của MS SPS 2007.

· Tổ chức Team Site.

· Lịch làm việc, phân công việc, ...

XI. YÊU CẦU HỆ THỐNG.

1. Server.

· Phần cứng (tối thiểu):

o Pentium 4 3.0 GHz, 1 GB RAM, 10 GB HDD trống trở lên.

Khoảng trống lưu trữ tùy thuộc vào số người sử dụng và số tài liệu của doanh nghiệp.

· Phần mềm:

o Hệ điều hành: Windows 2003 SP1

o Cơ sở dữ liệu: MS SQL 2000 hoặc Oracle 9i trở lên.

o Những phần mềm khác: MS Office 2000 trở lên, Adobe PDF 6.0 trở lên (nếu có các tài liệu dạng này).

2. Client.

· Phần cứng (tối thiểu): Intel Pentium III 800 MHz hoặc cao hơn, 128 MB RAM trở lên.

· Phần mềm: Internet Explorer 6.0 trở lên

Lac Viet Website

Sản phẩm DCS

Từ điển mtd

mtd On Web

mtdFVP

mtdEVA

mtdCVH

mtdJVN

Lạc Việt Vebooks

Dịch Anh-Việt

Mầm non - Bé vui học

Buy Online

Quản lý nội dung - KB4

Demo